Snelle gebruikershandleiding

Klik op een van de onderstaande onderwerpen.

VBH24 staat garant voor een betere bereikbaarheid, betere data, een sneller en makkelijker bestelproces. VBH24 werkt perfect op mobiele apparaten, van pc's tot tablets en smartphones.

Naast uitgebreide zoekmogelijkheden mag u een gebruiksvriendelijke navigatie verwachten voor snelle toegang tot uw bestellingen en productinformatie. U kan uw bestelproces op een comfortabele en tijdbesparende manier vormgeven.

Altijd en overal bereikbaar! Pas uw bedrijfsaccount aan volgens uw wensen:

  • Wijs meerdere medewerkers toe aan één bedrijfsaccount.
  • Ken per medewerker verschillende rechten en budgetlimieten (per bestelling en/of per periode) toe. Hierdoor heeft een accountbeheerder volledige controle en directe informatie over bestellingen per medewerker/afdeling/locatie/project etc.
  • Stel meerdere projecten in. Op deze manier bepaalt u het budget per project, locatie, werk, etc...
  • Medewerkers kunnen direct op de bouwplaats bestellen wat ze nodig hebben.
  • Maak abonnementen (herhalingsbestellingen die gedurende een bepaalde periode automatisch besteld worden) aan.
  • Maak standaard bestelsjablonen.

De structuur van uw bedrijfsaccount bevat een op rollen gebaseerd rechtenconcept dat volgens de structuur van uw bedrijf kan worden ingesteld en dus aan uw eisen kan worden aangepast. Uw klantenaccount is altijd het account van uw bedrijf waartoe alle (door u toegewezen) medewerkers toegang hebben.

1.1 Rechten en rollen beheren

Het beheer van rechten en rollen binnen uw bedrijfsaccount is de verantwoordelijkheid van de accountbeheerder. Dit geldt zowel voor het aanmaken van nieuwe gebruikers als voor het bewerken van bestaande gebruikers. Wijs hiervoor de juiste rollen en dus rechten toe aan de individuele gebruikers (zie ook 4 Mijn organisatie).

Door in het overeenkomstige keuzevak te klikken, wijst u de rol(len) toe die voor de gebruiker bestemd zijn (meerdere toewijzingen mogelijk). De verplichte rol Inkoper is reeds voorgeselecteerd. In het gebied Toegangsrechten ziet u de individuele rechten op basis van de geactiveerde rol(len).

1.2 Rollen

De rechten waarmee gebruikers toegang hebben tot de bedrijfsaccount zijn afhankelijk van de rol die ze hebben. De volgende rollen worden onderscheiden:

Accountbeheerder (account admin)
Een accountbeheerder heeft alle toegangsrechten voor het bedrijfsaccount. Elke bedrijfsaccount moet minstens één accountbeheerder hebben.

De toegangsrechten van de beheerder in detail: - Gebruikers beheren (zie 4.1) - Gebruikers aan budgetten toewijzen (zie 8.1) - Ontwerp beheren (zie 4.4) - Aankopen doen (zie 5 Artikelen bestellen) - Kostenplaatsen bekijken en beheren (zie 4.3) - Openstaande bestellingen goedkeuren (zie 8.2).

Inkoper (buyer)
De rol Buyer is het minimale toegangsniveau van de bedrijfsaccount en omvat het gebruikelijke bestelproces (zonder extra functies). Het bestelbudget kan wel nog worden beperkt (zie 8.1).

De toegangsrechten in detail: - Aankopen doen (zie 5 Artikelen bestellen) - Kostenplaatsen bekijken (zie 4.3)

Kostenplaats beheerder (cost center manager)
Een beheerder van een kostenplaats heeft de rechten van een inkoper en de mogelijkheid om kostenplaatsen te beheren.

De toegangsrechten in detail: - Aankopen doen (zie 5 Artikelen bestellen) - Kostenplaatsen bekijken en beheren (zie 4.3).

Goedkeurder (approver)
Goedkeurders hebben de rechten van een inkoper plus de mogelijkheid om budgetgebonden bestellingen van andere inkopers vrij te geven. Hierdoor zijn zij verantwoordelijk voor het gehele bestelproces.

De toegangsrechten in detail: - Aankopen doen (zie 5 Artikelen bestellen) - Kostenplaatsen bekijken (zie 4.3) - Openstaande bestellingen goedkeuren (zie 8.2)

2.1 Toegang

U kunt zich identificeren met uw gebruikersgegevens via Aanmelden, linksboven op de homepage.

2.2 Nog geen geregistreerde gebruiker?

Als geregistreerde VBH-klant heeft u een bedrijfsaccount op VBH24. Door in te loggen op uw bedrijfsaccount heeft u toegang tot alle functies.

Ga voor een registratieverzoek naar Aanmelden > Geen Login? en vul het contactformulier in. U ontvangt binnen 2 werkdagen uw gegevens om in te loggen.

De eerste persoon die toegang vraagt tot onze webshop, krijgt een beheerdersaccount. De accountbeheerder kan dan zelf extra gebruikers voor het bedrijf aanmaken en beheren door hen bepaalde rechten te geven (max. budget,...). Heeft u accountbeheer-rechten nodig? Dan volstaat het dat deze persoon ons een goedkeuring geeft om u als beheerder te voegen aan jullie bedrijfsaccount.

2.3 Uw wachtwoord vergeten?

Als u uw wachtwoord niet meer kent, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen. Ga naar Aanmelden > Wachtwoord vergeten?
Vul uw e-mailadres, voor- en achternaam in. Daarna ontvangt u een e-mail met instructies die u dient te volgen om een nieuw wachtwoord te kiezen.
U kunt de webshop ook bekijken zonder de inloggegevens. Druk hiervoor in de navigatiebalk, bovenaan elk scherm, op de knop Webshop ∨.

3.1 Profiel pagina

Als u bent ingelogd, wordt u doorgestuurd naar de pagina met klantgegevens.

Op deze pagina vindt u uw accountinformatie en de mogelijkheid om gegevens te wijzigen:

  • Lopende bestellingen
  • Bestelgeschiedenis
  • Bestellijsten en abonnementen
  • Bedrijfsgegevens
  • Profielinstellingen
  • Uw organisatie/werknemers

De bovenstaande informatie is beschikbaar na inloggen als gebruiker met de functie accountbeheerder. Toegang voor gebruikers van andere rollen kan beperkt zijn.

3.2 Mijn profiel

Binnen de profielinstellingen kan een gebruiker (ongeacht zijn rol) de details van zijn klantaccountprofiel bekijken en bewerken en het wachtwoord van zijn klantaccountprofiel wijzigen.

Door op het penpictogram te klikken, kunt u bepaalde instellingen wijzigen.

Elke communicatie van de gebruiker in het kader van de bestelprocessen op VBH24 (bijv. bevestiging van ontvangst van een bestelling, herstel van het wachtwoord) wordt naar het hier getoonde e-mailadres gestuurd. Let op: Elk van uw gebruikers heeft voor uw bedrijfsaccount een apart e-mailadres nodig!
Het e-mailadres dat u hier ziet, kan met behulp van uw VBH-contactpersoon worden gewijzigd.

4.1 Gebruikers

Als accountbeheerder kunt u verschillende gebruikers aan uw bedrijfsaccount toevoegen. U kunt bij het aanmaken van de gebruiker bepalen welke rechten hij/zij krijgt. U kunt ook toegewezen budgetten beheren. Ga in Mijn account naar Mijn organisatie en klik vervolgens op Gebruiker. U ziet dan een overzicht van alle gebruikers in uw bedrijfsaccount.

Door op de knop Gebruiker toevoegen te klikken, kunt u eenvoudig werknemers aan het account toevoegen. Let goed op! Er wordt om een e-mailadres gevraagd. Elk e-mailadres dat wordt gebruikt om toegang te krijgen tot VBH24 moet uniek zijn!

Door op het penpictogram te klikken, kunt u bepaalde instellingen voor de gebruiker nog wijzigen.

4.2 Opgeslagen adressen

Wanneer u naar Mijn account > Mijn organisatie gaat en vervolgens op Opgeslagen adressen klikt, ziet u alle adressen (factuur- en afleveradressen) die voor uw bedrijf zijn opgeslagen.

Deze adressen kunnen worden geselecteerd als afleverlocatie voor de individuele bestellingen wanneer u een order plaatst. Als u de adressenlijst wilt bewerken of uitbreiden, neem dan contact op met uw VBH-contactpersoon of stuur een e-mail naar info@vbh.be.

4.3 Kostenplaatsen

Met kostenplaatsen kunt u heel gericht sturen welke kosten variëren in verschillende kostenplaatsen. Maak hiervoor in uw account elk van uw projecten of uw interne afdeling of productie-eenheden aan als kostenplaats en wijs uw toekomstige bestellingen hieraan toe.

Wanneer u een kostenplaats aanmaakt, moet u eerst een kostenplaatsbeheerder toewijzen. Dit kan enkel voor een medewerker/gebruiker die al aan uw bedrijfsaccount is toegevoegd, zie 4.1 Mijn organisatie | Gebruikers.

Om meerdere medewerkers aan een specifieke kostenplaats toe te voegen, kunt u de betreffende openstaande kostenplaats selecteren en medewerkers toevoegen aan de sectie Inkoper.

4.4 Ontwerp

Als accountbeheerder is het mogelijk om het VBH-logo door uw bedrijfslogo te vervangen. Ga hiervoor naar Mijn account > Mijn organisatie en klik vervolgens op Ontwerp.

Zorg ervoor dat uw bedrijfslogo als .png- of .jpg-bestand op de harde schijf van uw pc staat. U krijgt de beste resultaten met vierkante formaten (110px op 110px). Klik op de knop Bestand selecteren/Choose File om uw bedrijfslogo uit de betreffende map op de harde schijf van uw pc te selecteren en kies voor Upload om het VBH-logo te vervangen door uw bedrijfslogo.

Uw bedrijfslogo wordt nu ook aan alle andere gebruikers van uw account getoond.

Door op de knop Wissen te klikken, kunt u uw bedrijfslogo te allen tijde uit uw account verwijderen en terugkeren naar de weergave met het VBH-logo.

5.1 Hoe artikelen bestellen

U kunt op verschillende manieren artikelen bestellen in de webshop:

  • Via de productcatalogus in de webshop.
  • Via Snelle bestelling
  • Op basis van bestellijsten*
  • Op basis van bestelgeschiedenis*
  • Op basis van abonnementen

* Deze opties zijn beschikbaar via het klantenprofiel

5.2 Product catalogus

In de productcatalogus vindt u alle artikelen uit de Webshop terug, overzichtelijk weergegeven in productgroepen, waarbij u kunt kiezen tussen hoofd- en subgroepen.
De productcatalogus vindt u onder Webshop in de navigatiebalk.

U kunt op verschillende manieren naar artikelen zoeken in de zoekbalk, rechtsboven in het scherm:

  • Trefwoord (bijvoorbeeld cilinder)
  • VBH artikelnummer

Natuurlijk kunt u de artikelen ook bekijken door te kiezen voor de gewenste categorieën

5.3 Artikeloverzichtspagina

Wanneer u een artikelcategorie in de webshop bekijkt, krijgt u een overzicht van de artikelen. Op de overzichtspagina vindt u de artikelnaam, het artikelnummer en de VBH-catalogusprijs. Aan de linkerkant vindt u ook filters om uw gewenste producten te verfijnen.

5.4 Pagina met artikeldetails

Wanneer u een artikel selecteert in de webshop, krijgt u een overzicht van de artikelen. Op de detailpagina vindt u de artikelnaam, het artikelnummer, een beschrijving en technische details. Als u bent ingelogd en op Prijs zoeken klikt, ziet u uw nettoprijs.

5.5 Snelle bestelling

Plaats snel, in één keer, artikelen in het winkelmandje door links naast de productzoekbalk op Snelle bestelling te klikken. Geef in het formulier het artikelnummer en de aantallen in om meerdere artikelen tegelijk in de winkelwagen op te slaan.

Als het aantal orderregels niet voldoende is, klikt u op de link 'Nog 5 regels' om telkens 5 extra orderregels weer te geven. Bij het invoeren van de artikelnummers verschijnen artikelsuggesties op basis van uw invoer.

5.6 Snelle bestelling met CSV-bestand

U kunt ook een lijst met artikelen in uw winkelwagen plaatsen door een CSV-bestand te uploaden.

Bereid uw bestelling voor in een CSV-bestand met 2 kolommen (zonder koppen). Het bestand dient als volgt opgebouwd te zijn: In kolom A het VBH artikelnummer (altijd slechts één nummer per cel), in kolom B het aantal onderdelen dat u wilt bestellen (verpakkingsgrootte volgens artikelnummer, hele getallen). Vermijd alle scheidingstekens (ook komma's, schuine strepen).

Klik links naast de productzoekbalk op Snelle bestelling en scroll vervolgens een beetje naar beneden. Klik nu op de knop 'Bestand selecteren / Choose File' en selecteer het door u voorbereide orderbestand. Nadat u het bestand hebt geselecteerd, klikt u op In het winkelwagentje. De artikelen worden vervolgens in de winkelwagen geplaatst en van daaruit kunt u verder met het bestelproces.

5.7 Bestellijsten (zie ook bestelsjabloon)

U kunt een item aan een bestelsjabloon toevoegen door op In het bestelsjabloon opnemen te klikken. Op basis van uw eigen productieprocessen kunt u één of meerdere lijsten maken met artikelen die u vaker wilt bestellen. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon maken waarop alle onderdelen staan die bij een bepaalde deur horen.

5.8 Gebaseerd op bestelgeschiedenis

Wil je een eerdere bestelling opnieuw bestellen? Ga dan naar Mijn account > Bestelgeschiedenis. In dit overzicht kunt u de gewenste bestelling op datum zoeken of het VBH-bestelnummer in de zoekbalk invullen. Door op het bestelnummer te klikken, krijgt u een overzicht van deze bestelling. Met de knop opnieuw bestellen kunt u snel dezelfde artikelen toevoegen aan de winkelwagen.

5.7.1 Sjablonen maken

Maak individuele bestelsjablonen voor terugkerende bestellingen en bespaar tijd. Het is mogelijk om meerdere bestelsjablonen te maken, georganiseerd volgens het type producten, voor verschillende magazijnen, enz... Op deze manier kunt u uw gebruikelijke producten sneller bestellen.

Selecteer het product dat u aan de sjabloon wilt toevoegen en klik op de knop 'In het bestelsjabloon opnemen' (op productdetailpagina's) of klik op het pictogram (op de pagina's met productdetails, productcategorieën en zoekresultaten).

Als u op het pictogram of de knop klikt, wordt een pop-upvenster geopend.

Voeg het artikel toe aan een bestaand sjabloon of genereer een nieuwe.

TIP: Het opnemen van de aanmaakdatum bij het benoemen van een besteljabloon (bijv. "20230130-ORD_PROJ-Resid.Maasbeek") helpt bij het beheer van uw bestelsjablonen.

5.7.2 Een bestelsjaboon bewerken of bestellen

Bestaande bestelsjablonen vindt u in uw klantenaccount onder Bestelsjablonen. Hier kunt u de sjablonen:

  • bestellen (alle artikelen van een sjabloon met hun opgeslagen aantallen)
  • hernoemen
  • verwijderen
  • individuele artikelen uit bestelsjablonen verwijderen
  • individuele artikelen naar andere bestelsjablonen verplaatsen
  • het aantal afzonderlijke artikelen instellen of bewerken

Om een bestelsjabloon in uw bestelproces te gebruiken, gaat u als volgt te werk:
Door te klikken op de naam van het sjabloon komt u op de artikeloverzichtspagina van dit bestelsjabloon. Hier kunt u de producten die u nodig heeft aan de winkelwagen toevoegen. Vink de artikelen aan die u wilt bestellen (in het selectieveld voor de productafbeelding). Pas eventueel de aantallen aan en klik op de knop 'In het winkelwagentje'.

Vanaf hier kunt u het bestelproces van het winkelwagentje verder uitvoeren.

5.8.1 Bestellingen volgen

In het kader van order tracking heeft u de mogelijkheid om uw eerdere bestellingen te bekijken. Dit geldt voor alle bestellingen, ongeacht hoe de bestelling werd geplaatst (dus ook voor bestellingen via de binnendienst). Bovendien kunnen artikelen (voor zover ze tot het vbh24-assortiment behoren) hier naar het winkelmandje worden overgebracht om ze opnieuw te bestellen.

Om uw bestelling op te volgen, gaat u als volgt te werk: Zorg dat u ingelogd bent en ga naar Mijn account > Bestelgeschiedenis. Op deze pagina vindt u een overzicht van uw vorige bestellingen. In dit overzicht kunt u bestellingen op datum zoeken of filteren door het VBH-bestelnummer / opdrachtnummer in de zoekbalk in te vullen.

Door op de opdrachtnummer te klikken (groen gemarkeerd, SO-), krijgt u een overzicht van deze bestelling. Met de knop opnieuw bestellen kunt u snel dezelfde artikelen toevoegen aan de winkelwagen.

5.9.1 Afhaalknop

Wanneer u in de buurt van Beringen gevestigd bent of een werf hebt, kan het interessant zijn voor u om een bestelling te plaatsen en zelf af te halen. Ook die optie willen wij u aanbieden.

Om uw bestelling zelf af te halen, gaat u als volgt te werk: Zorg dat u ingelogd bent en plaats de gewenste artikelen in uw winkelmandje. In stap 5 staat beschreven hoe u te werk kan gaan.

Wanneer u alle artikelen in het winkelmandje heeft gezet, klikt u op Ga naar winkelwagen en vervolgens op Afrekenen. Op de volgende pagina ziet u uw standaard factuur- en afleveradres. Wenst u de bestelling zelf af te halen, klik dan op de knop Afhalen in het filiaal.

In de pop-up klikt u op ons adres (VBH Belgium) en vervolgens op OK.

In het volgende scherm zal ons adres als verzendadres ingesteld staan. Klik vervolgens op Bestelprocedure voortzetten en volg de overige stappen om de bestelling af te werken.

In het scherm "Verzending" komt u al te weten welke artikelen we op voorraad hebben en voor welke artikelen een backorder zal worden aangemaakt.

Heeft u de de bestelling volledig afgerond? Dan gaan onze medewerkers meteen voor u aan de slag. U zal eerst een e-mail van ons ontvangen met uw bestelbevestiging. Enige tijd later zal u ook nog een orderbevestiging van ons krijgen met daarin alle info over het tijdstip wanneer u uw artikelen kan komen afhalen.

6.1 Terugkerende bestelling

Naast de eenmalige bestelling van een winkelmandje (standaard) is er ook de mogelijkheid om een terugkerende bestelling als abonnement te maken. Abonnementsbestellingen zijn bijzonder geschikt voor artikelen die regelmatig worden verbruikt (bijv. montage) of in projectverband (regelmatig gebruik tijdens de projectperiode).

U kan één of meerdere abonnementen te maken. Start een abonnement door de artikelen die u wilt bestellen op de normale manier te selecteren, maar in plaats van 'eenmalige aankoop' kiest u voor 'abonnement'.

Er verschijnen nu meerdere invoervelden voor het vastleggen van de bestelfrequentie en de begin- en einddatum.

  • Voer in de bovenste regel ('Herhaling') de frequentie van het abonnement in. (in bovenstaand voorbeeld is dat 10)
  • Selecteer vervolgens de frequentie-eenheid (in dit voorbeeld is dat dagelijks (dag(en))).
  • Voer in de onderste regel de begin- en einddatum (geldigheidsperiode) in

Voorbeelden:

Met de invoer van een frequentiewaarde "1" en de eenheid "week(en)" wordt één bestelling per week geplaatst in de geselecteerde periode (vanaf vanaf de begindatum).

Met de invoer van een frequentiewaarde "10" en de eenheid "dag(en)" wordt elke 10 dagen een order geplaatst in de geselecteerde periode (vanaf vanaf de begindatum).

Als frequentie-eenheid hebt u de keuze uit:

  • dagelijks (dag(en))
  • wekelijks (week(en))
  • maandelijks (maand(en))
  • jaarlijks (jaar(en)).

Met de voltooiing van uw bestelling, moet uw abonnement mogelijk worden vrijgegeven door een verantwoordelijke persoon binnen uw bedrijf (accountbeheerder van uw bedrijfsaccount). U kunt de status van uw actieve abonnementen bekijken in uw klantenaccount onder Abonnementen. Hier kunt u abonnementen ook bewerken en verwijderen (voortijdig beëindigen).

7.1 Assortimenten

Een assortiment is een deel van de algemene productcatalogus en bevat artikelen die waarschijnlijk interessant voor u zijn. Hierdoor kunt u snel naar deze artikelen gaan.

De link Mijn assortiment is enkel beschikbaar wanneer u bent ingelogd én uw bedrijfsaccount over een assortiment beschikt. Klik op de knop Mijn assortiment in de navigatiebalk bovenaan om naar de overzichtspagina van de aan u toegewezen assortimenten te gaan.

Door te klikken op de naam van een assortiment – onder het logo of in het linker navigatiemenu – komt u op de artikelcategoriepagina van de betreffende assortimenten.

Assortimenten kunnen worden samengesteld na overleg met uw VBH-contactpersoon en op basis van aanbevelingen. Wenst u een assortiment aan te maken of wijzigen? Dat kan met behulp van uw VBH-contactpersoon.

Het is mogelijk om meerdere personen binnen uw account aan te wijzen die bestellingen mogen plaatsen. Ook is het mogelijk om bestedingslimieten per medewerker in te stellen. Wanneer er een budget of bestedingslimiet is ingesteld, is het voor de medewerker alleen mogelijk om de bestelling, die over budget gaat, te plaatsen na goedkeuring door een gebruiker met als rol accountbeheerder of goedkeurder.

8.1 Budgetten en bestedingslimieten instellen

Ga in Mijn account naar Mijn organisatie en klik vervolgens op Gebruiker. U ziet dan een overzicht van alle gebruikers in uw bedrijfsaccount. Door op het penpictogram te klikken, kunt u de profielen bewerken.

In het gebruikersgegevens-scherm ziet u de geregistreerde e-mailadressen van uw medewerkers, hun rol(len) binnen de webwinkel en ingestelde budgetten en/of limieten. Door op het penpictogram te klikken, kunt u een budget en bestedingslimiet instellen of wijzigen.

In onderstaand voorbeeld heeft de gebruiker een bestedingslimiet van € 100 per bestelling en een weekbudget van € 1.000.

Wanneer de medewerker een aanvraag plaatst die niet aan deze criteria voldoet, ziet u dat de aanvraag goedkeuring moet krijgen. Door op de link details te klikken worden de criteria getoond en is te zien welke medewerkers de goedkeuring kunnen geven. Goedkeurders ontvangen automatisch een melding van de bestelling.

8.2 Goedkeuringen toestemmen of afwijzen

Ga in Mijn account naar Mijn goedkeuringen en klik vervolgens op Goed te keuren inkopen. U ziet dan een overzicht van alle nog niet vrijgegeven inkoopaanvragen. Door op de nummer van de bestelaanvraag of Details te klikken, kunt u de details over de goedkeuring bekijken.

Hier heeft men de mogelijkheid om de bestelaanvraag goed te keuren of af te wijzen met de respectievelijke knoppen Toestemmingen of Afwijzen. Door op de knop "Toestemmingen" te klikken, start het verdere (definitieve) bestelproces. Door op de knop "Afwijzen" te klikken, wordt het bestelproces definitief beëindigd. Optioneel kan de Goedkeurder/Approver commentaar geven op de afwijzing van de bestelling.

In het geval van een afwijzing van de bestelaanvraag wordt de Inkoper/Buyer per e-mail (inclusief een eventueel commentaar van de Goedkeurder) en op de pagina Afgewezen inkoop op zijn profiel op de hoogte gebracht van de afwijzing van zijn bestelaanvraag.

We doen ons best om onze service te verbeteren. Heb je vragen, advies of hulp nodig? Neem contact met ons op, wij helpen je graag verder!