Guide d'utilisation rapide

Cliquez sur l'une des rubriques ci-dessous.

VBH24 assure une meilleure expérience de navigation, des renseignements produits complets, un processus de commande plus rapide et plus facile. VBH24 fonctionne tout aussi bien sur ordinateur, tablette et smartphone.

Outre des fonctions de recherche étendues, vous pouvez compter sur une navigation conviviale pour un accès rapide à vos commandes et aux informations sur les produits. Vous pouvez concevoir votre processus de commande de manière pratique et rapide.

 

Accessible à tout moment et en tout endroit ! Personnalisez votre compte en fonction de vos besoins :

  • Affectez plusieurs employés à un seul compte.
  • Attribuez à chaque employé des droits et des limites budgétaires personnalisés (par commande et/ou par période). Le gestionnaire du compte dispose ainsi d'un contrôle total et d'informations instantanées sur les commandes par employé/département/lieu/projet, etc.
  • Créez plusieurs projets. De cette manière, vous déterminez le budget par projet, par lieu, par travail, etc.
  • Les employés peuvent commander ce dont ils ont besoin, directement, à un seul endroit.
  • Créez des abonnements (commandes répétées qui sont automatiquement commandées pendant une certaine période).
  • Créer des modèles de commande avec vos articles favoris.

La structure du compte de votre entreprise comprend un concept de droits basé sur les rôles qui peut être mis en place en fonction de la structure de votre entreprise et donc adapté à vos besoins. Votre compte client est toujours le compte de votre entreprise auquel tous les employés (que vous avez désignés) ont accès.

1.1 Gestion des droits et des rôles

La gestion des droits et des rôles au sein du compte de votre entreprise relève de la responsabilité de l'administrateur du compte. Cela s'applique aussi bien à la création de nouveaux utilisateurs qu'à la modification d'utilisateurs existants. Pour ce faire, attribuez les rôles et donc les droits appropriés aux différents utilisateurs (voir aussi 4 Mon organisation).

En cliquant sur la case de sélection correspondante, attribuez le(s) rôle(s) prévu(s) pour l'utilisateur (plusieurs attributions sont possibles). Le rôle obligatoire "Acheteur" est déjà présélectionné. La zone Droits d'accès affiche les droits individuels basés sur le(s) rôle(s) activé(s).

1.2 Rôles

Les droits avec lesquels les utilisateurs peuvent accéder au compte de l'entreprise dépendent du rôle qu'ils ont. On distingue les rôles suivants :

Administrateur du compte (account admin)
Un administrateur de compte dispose de tous les droits d'accès au compte de l'entreprise. Chaque compte d'entreprise doit avoir au moins un administrateur de compte.

Les droits d'accès de l'administrateur en détail : - Gérer les utilisateurs (voir 4.1) - Affecter des utilisateurs aux budgets (voir 8.1) - Gérer la conception (voir 4.4) - Effectuer des achats (voir 5 Postes de commande) - Voir et gérer les centres de coûts (voir 4.3) - Approuver les commandes en cours (voir 8.2).

Acheteur
Le rôle d'acheteur est le niveau d'accès minimum du compte de l'entreprise et comprend le processus de commande habituel (sans fonctions supplémentaires). Le budget de commande peut toutefois être limité (voir 8.1).

Les droits d'accès en détail : - Effectuer des achats (voir 5 Postes de commande) - Consulter les centres de coûts (voir 4.3)

Responsable de centre de coûts
Le responsable d'un centre de coûts a les droits d'un acheteur et la possibilité de gérer des centres de coûts.

Détail des droits d'accès : - Effectuer des achats (voir 5 Postes de commande) - Consulter et gérer des centres de coûts (voir 4.3).

Approbateur
Les approbateurs ont les droits d'un acheteur ainsi que la possibilité de valider les commandes liées au budget d'autres acheteurs. Il est donc responsable de l'ensemble du processus de commande.

Les droits d'accès en détail : - Effectuer des achats (voir 5 Postes de commande) - Consulter les centres de coûts (voir 4.3) - Approuver les commandes en cours (voir 8.2)

2.1 Accès

Vous pouvez vous identifier à l'aide de vos données d'utilisateur en cliquant sur "se connecter", en haut à gauche de la page d'accueil.

2.2 Vous n'êtes pas encore un utilisateur enregistré ?

En tant que client enregistré chez VBH, vous disposez d'un compte sur VBH24. En vous connectant à votre compte d'entreprise, vous avez accès à toutes les fonctionnalités.

Pour demander un compte, allez sur "Se connecter" > "Pas encore de compte ?" et remplissez le formulaire de contact. Vous recevrez vos coordonnées pour vous connecter dans les deux jours ouvrables.

La première personne à demander l'accès à notre boutique en ligne recevra un compte administrateur. L'administrateur du compte peut ensuite créer et gérer des utilisateurs supplémentaires pour l'entreprise en leur accordant certains droits (budget maximum,...). Vous avez besoin de droits de gestion de compte ? Dans ce cas, il suffit que cette personne nous donne son accord pour vous ajouter en tant qu'administrateur au compte de votre entreprise.

2.3 Mot de passe oublié?

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez en demander un nouveau. Allez dans "Se connecter" > "Mot de passe oublié ?"

Saisissez votre adresse électronique, votre prénom et votre nom. Vous recevrez alors un e-mail contenant les instructions à suivre pour choisir un nouveau mot de passe.

Vous pouvez également consulter la boutique en ligne sans avoir à entrer vos données de connexion. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Webshop dans la barre de navigation en haut de chaque écran.

3.1 Page de profil

Une fois connecté, vous serez redirigé vers votre page client.

Cette page contient les informations relatives à votre compte et la possibilité de modifier les données :

  • Commandes en cours
  • Historique des commandes
  • Listes de commandes et abonnements
  • Données de l'entreprise
  • Paramètres du profil
  • Votre organisation/employés

Les informations ci-dessus sont disponibles après s'être connecté en tant qu'utilisateur ayant le rôle d'administrateur de compte. L'accès des utilisateurs ayant d'autres rôles peut être restreint.

3.2 Mon profil

Dans les paramètres du profil, un utilisateur (quel que soit son rôle) peut consulter et modifier les détails du profil de son compte client et changer le mot de passe du profil de son compte client.

En cliquant sur l'icône "crayon", vous pouvez modifier certains paramètres.

Toute communication de l'utilisateur dans le cadre des processus de commande sur VBH24 (p. ex. confirmation de la réception d'une commande, récupération du mot de passe) est envoyée à l'adresse électronique indiquée ici. Attention : chaque utilisateur a besoin d'une adresse e-mail distincte pour le compte de votre entreprise !

L'adresse e-mail que vous voyez ici peut être modifiée avec l'aide de votre contact VBH.

4.1 Utilisateurs

En tant qu'administrateur de compte, vous pouvez ajouter différents utilisateurs au compte de votre entreprise. Vous pouvez définir les autorisations dont l'utilisateur disposera lors de sa création. Vous pouvez également gérer les budgets alloués. Dans Mon compte, cliquez sur Mon organisation, puis sur Utilisateur. Vous obtiendrez alors une vue d'ensemble de tous les utilisateurs de votre compte d'entreprise.

En cliquant sur le bouton Ajouter un utilisateur, vous pouvez facilement ajouter des employés à votre compte. Faites bien attention ! Une adresse électronique vous sera demandée. Chaque adresse électronique utilisée pour accéder à VBH24 doit être unique !

En cliquant sur l'icône du crayon, vous pouvez encore modifier certains paramètres de l'utilisateur.

4.2 Adresses enregistrées

Lorsque vous allez dans Mon compte > Mon organisation et que vous cliquez sur Adresses, vous verrez votre adresses (de facturation et de livraison) enregistrées pour votre entreprise.

Ces adresses peuvent être sélectionnées comme lieux de livraison pour des commandes individuelles lorsque vous passez une commande. Si vous souhaitez modifier ou compléter la liste d'adresses, veuillez contacter votre interlocuteur VBH ou envoyer un e-mail à info@vbh.be

4.3 Centres de coûts

Les centres de coûts vous permettent de contrôler très précisément les coûts qui varient dans les différents centres de coûts. Pour ce faire, créez chacun de vos projets, de vos départements internes ou de vos unités de production en tant que centre de coûts dans votre compte et attribuez-y vos commandes futures.

Lorsque vous créez un centre de coûts, vous devez d'abord lui attribuer un responsable. Cette opération n'est possible que pour un employé/utilisateur déjà ajouté au compte de votre entreprise, voir 4.1 Mon organisation | Utilisateurs.

Pour ajouter plusieurs employés à un centre de coûts spécifique, vous pouvez sélectionner le centre de coûts ouvert correspondant et ajouter des employés à la section Acheteur.

4.4 Design

En tant qu'administrateur de compte, il est possible de remplacer le logo de la VBH par le logo de votre entreprise. Pour ce faire, allez dans Mon compte > Mon organisation et cliquez sur Design.

Assurez-vous que le logo de votre entreprise se trouve sur le disque dur de votre PC sous la forme d'un fichier .png ou .jpg. Vous obtiendrez de meilleurs résultats avec des formats carrés (110px par 110px). Cliquez sur le bouton Select File/Choose File pour sélectionner le logo de votre entreprise dans le dossier approprié sur le disque dur de votre PC et choisissez Télécharger pour remplacer le logo du VBH par celui de votre entreprise.

Le logo de votre entreprise sera désormais affiché pour tous les autres utilisateurs de votre compte.

En cliquant sur le bouton Effacer, vous pouvez à tout moment supprimer le logo de votre entreprise de votre compte et revenir à l'affichage du logo de la VBH.

5.1 Comment commander des articles

Vous pouvez commander des articles dans la boutique en ligne de différentes manières :

  • Via le catalogue de produits dans la boutique en ligne.
  • Par le biais d'une commande rapide
  • Sur la base des listes de commande*
  • Sur la base de l'historique des commandes*
  • Sur la base des abonnements

* Ces options sont disponibles via le profil du client

5.2 Catégories de produits

Dans les catégories de produits, vous trouverez tous les articles de la boutique en ligne, clairement classés par groupes, où vous pouvez choisir entre les groupes principaux et les sous-groupes.

Les catégories de produits se trouvent dans la barre de navigation sous Webshop.

Vous pouvez rechercher des articles de différentes manières à l'aide de la barre de recherche située en haut à droite de l'écran :

  • Mot-clé (par ex. cylindre)
  • Numéro d'article VBH

Bien entendu, vous pouvez également consulter les articles en sélectionnant les catégories souhaitées

5.3 Page de présentation de l'article

Lorsque vous consultez une catégorie d'articles dans le webshop, vous obtenez un aperçu des articles. Sur la page d'aperçu, vous trouverez le nom de l'article, le numéro de l'article et le prix catalogue VBH. Sur le côté gauche, vous trouverez également des filtres permettant d'affiner les produits souhaités.

5.4 Page de détails de l'article

Lorsque vous sélectionnez un article dans la boutique en ligne, vous obtenez un aperçu des articles. Sur la page de détails, vous trouverez le nom et le numéro de l'article, une description et des détails techniques. Si vous êtes connecté et que vous cliquez sur Mon prix, vous verrez votre prix net.

5.5 Commande rapide

Placez rapidement les articles dans le panier, en une seule fois, en cliquant sur Commande rapide à gauche de la barre de recherche des produits. Saisissez le numéro de l'article et les quantités dans le formulaire pour stocker plusieurs articles dans le panier en une seule fois.

Si le nombre de lignes de commande n'est pas suffisant, cliquez sur le lien "Ajouter 5 lignes supplémentaires" pour afficher à chaque fois 5 lignes de commande supplémentaires. Lorsque vous saisissez des numéros d'articles, des suggestions d'articles apparaissent en fonction de vos saisies.

5.6 Commande rapide avec fichier CSV

Vous pouvez également ajouter une liste d'articles à votre panier en téléchargeant un fichier CSV.

Préparez votre commande dans un fichier CSV à 2 colonnes (sans titres). Le fichier doit être structuré comme suit : Dans la colonne A, le numéro d'article du VBH (toujours un seul numéro par cellule), dans la colonne B, le nombre de pièces que vous souhaitez commander (taille du paquet en fonction du numéro d'article, nombres entiers). Évitez tous les séparateurs (également les virgules, les barres obliques).

A gauche de la barre de recherche de produits, cliquez sur Commande rapide et descendez un peu. Cliquez ensuite sur le bouton "Select file/Choose file" et sélectionnez le fichier de commande que vous avez préparé. Après avoir sélectionné le fichier, cliquez sur Ajouter au panier. Les articles sont alors placés dans le panier et vous pouvez poursuivre le processus de commande.

5.7 Listes de commande (voir aussi le modèle de commande)

Vous pouvez ajouter un article à un modèle de commande en cliquant sur Ajouter à la liste de commande. En fonction de vos propres processus de production, vous pouvez créer une ou plusieurs listes d'articles que vous souhaitez commander plus fréquemment. Par exemple, vous pouvez créer un modèle qui répertorie toutes les pièces d'une porte donnée.

5.8 Sur la base de l'historique des commandes

Vous souhaitez commander à nouveau une commande prédécente ? Allez dans Mon compte > Historique des commandes. Dans cet aperçu, vous pouvez rechercher la commande souhaitée par date ou saisir le numéro de commande VBH dans la barre de recherche. En cliquant sur le numéro de commande, vous obtiendrez un aperçu de cette commande. Le bouton "re commande" vous permet d'ajouter rapidement les mêmes articles au panier d'achat.

5.7.1 Création de modèles

Créez des modèles de commande individuels pour les commandes récurrentes et gagnez du temps. Il est possible de créer plusieurs modèles de commande, organisés par type de produit, etc. .... Vous pouvez ainsi commander vos produits habituels plus rapidement.

Sélectionnez le produit que vous souhaitez ajouter au modèle et cliquez sur le bouton "Ajouter au modèle de commande" (sur les pages de détails des produits) ou sur l'icône (sur les pages de détails des produits, de catégories de produits et de résultats de recherche).

Un clic sur l'icône ou le bouton ouvre une fenêtre.

Ajoutez l'article à un modèle existant ou créez-en un nouveau.

ASTUCE: L'inclusion de la date de création dans le nom d'un modèle de commande (par exemple "20230130-ORD_PROJ-Namur") facilite la gestion de vos modèles de commande.

5.7.2 Modification ou commande d'un modèle de commande

Les modèles de commande existants se trouvent dans votre compte client sous Modèles de commande. Vous pouvez y télécharger les modèles :

  • commander (tous les éléments d'un modèle avec leurs numéros enregistrés)
  • renommer
  • supprimer
  • supprimer des articles des modèles de commande
  • déplacer des articles vers d'autres modèles de commande
  • définir ou modifier la quantité d'articles à commander par défaut

Pour utiliser un modèle de commande dans votre processus de commande, procédez comme suit :

En cliquant sur le nom du modèle, vous accédez à la page de présentation des articles de ce modèle de commande. Vous pouvez y ajouter les produits dont vous avez besoin au panier. Cochez les articles que vous souhaitez commander (dans le champ de sélection situé devant l'image du produit). Si nécessaire, adaptez les quantités et cliquez sur le bouton "Ajouter au panier".

A partir de là, vous pouvez poursuivre le processus de commande dans le panier.

5.8.1 Suivi de commande

Dans le cadre du suivi des commandes, vous avez la possibilité de consulter vos commandes précédentes. Cela s'applique à toutes les commandes, quel que soit le mode de passation de la commande (c'est-à-dire également pour les commandes passées par le service de vente interne). En outre, les articles (dans la mesure où ils appartiennent à la gamme vbh24) peuvent être transférés ici dans le panier pour être commandés à nouveau.

Pour suivre votre commande, procédez comme suit : assurez-vous d'être connecté et allez dans Mon compte > Historique des commandes. Sur cette page, vous trouverez un aperçu de vos commandes précédentes. Dans cet aperçu, vous pouvez rechercher ou filtrer les commandes par date en saisissant le numéro de commande VBH / le numéro de commande dans la barre de recherche.

En cliquant sur le numéro de commande (surligné en vert, SO-), vous obtiendrez un aperçu de cette commande. Le bouton "Commander à nouveau" vous permet d'ajouter rapidement les mêmes articles au panier.

5.9.1 Bouton de retrait en magasin

Dans certains cas, il peut être intéressant pour vous de passer une commande et de venir la chercher vous-même chez nous, à Beringen. Nous vous offrons donc cette possibilité.

Pour retirer vous-même votre commande, procédez comme suit : assurez-vous d'être connecté à votre compte et placez les articles souhaités dans votre panier. L'étape 5 décrit la marche à suivre.

Lorsque vous avez placé tous les articles dans le panier, cliquez sur Aller au panier et ensuite sur Passer la commande. Sur la page suivante, vous verrez votre adresse de facturation et de livraison par défaut. Si vous souhaitez récupérer vous-même votre commande, cliquez sur le bouton Retirer en magasin.

Dans le pop-up, cliquez sur notre adresse (VBH Belgium) et ensuite sur OK.

Dans l'étape suivante, notre adresse sera définie comme adresse de livraison. Cliquez ensuite sur Poursuivre le paiement et suivez les autres étapes pour finaliser la commande.

Dans l'étape "Expédition"n vous saurez d'ores et déjà quels sont les articles en stock et quels sont ceux pour lesquels une commande différée sera créée.

Vous avez terminé votre commande ? Dans ce cas, nos collaborateurs commenceront immédiatement à s'occuper de votre commande. Vous recevrez d'abord un e-mail de confirmation de votre commande. Un peu plus tard, vous recevrez également une confirmation de commande avec toutes les informations sur le moment auquel vous pourrez venir chercher votre commande.

6.1 Commande récurrente

Outre la commande classique via l'ajout d'articles au panier (méthode standard), il est également possible d'effectuer une commande récurrente sous forme d'abonnement. Les commandes d'abonnement sont particulièrement adaptées aux articles qui sont consommés régulièrement (p. ex. assemblage) ou dans le cadre d'un projet (utilisation régulière pendant la durée du projet).

Vous pouvez créer une ou plusieurs commandes d'abonnement. Lancez un abonnement en sélectionnant les articles que vous souhaitez commander de la manière habituelle, mais au lieu de "achat unique", sélectionnez "abonnement".

Plusieurs champs de saisie s'affichent désormais pour définir la fréquence des commandes et les dates de début et de fin.

  • Dans la ligne supérieure ("Répétition"), indiquez la fréquence de l'abonnement. (dans l'exemple ci-dessus, il s'agit de 10)
  • Sélectionnez ensuite l'unité de fréquence (dans cet exemple, quotidien (jour(s))).
  • Dans la ligne du bas, entrez la date de début et de fin (période de validité).

Exemples:

L'introduction d'une valeur de fréquence "1" et de l'unité "semaine(s)" signifie qu'une commande est passée chaque semaine au cours de la période sélectionnée (à partir de la date de début).

En saisissant une valeur de fréquence "10" et l'unité "jour(s)", une commande est passée tous les 10 jours au cours de la période sélectionnée (à partir de la date de début).

Comme unité de fréquence, vous avez le choix entre :

  • quotidien (jour(s))
  • hebdomadaire (semaine(s))
  • mensuel (mois)
  • annuel (année(s)).

Lors de la finalisation de votre commande, il se peut que votre abonnement doive être libéré par une personne responsable au sein de votre entreprise (administrateur du compte de votre entreprise). Vous pouvez consulter l'état de vos abonnements actifs dans votre compte client sous Abonnements. Vous pouvez également y modifier et supprimer des abonnements (résiliation anticipée).

7.1 Mon assortiment

Un assortiment fait partie du catalogue général des produits et contient des articles susceptibles de vous intéresser. Il vous permet d'accéder rapidement à ces articles.

Le lien Mon assortiment n'est disponible que si vous êtes connecté et que votre compte d'entreprise dispose d'un assortiment pré-défini. Cliquez sur le bouton Mon assortiment dans la barre de navigation en haut pour accéder à la page d'aperçu des assortiments qui vous ont été attribués.

En cliquant sur le nom d'une catégorie - sous le logo ou dans le menu de navigation de gauche - vous accédez à la page de la catégorie d'articles des assortiment concernés.

Les assortiments peuvent être constitués en concertation avec votre interlocuteur VBH et sur la base de recommandations. Vous souhaitez créer ou modifier un assortiment ? Vous pouvez le faire avec l'aide de votre contact VBH.

Il est possible de désigner plusieurs personnes au sein de votre compte qui sont autorisées à passer des commandes. Il est également possible de fixer des limites de dépenses par employé. Lorsqu'un budget ou une limite de dépenses est fixé, l'employé ne peut passer la commande, qui dépasse le budget, qu'après approbation d'un utilisateur ayant le rôle de gestionnaire de compte ou d'approbateur.

8.1 Fixer des budgets et des limites de dépenses

Dans Mon compte, cliquez sur Mon organisation, puis sur Utilisateur. Vous verrez alors une vue d'ensemble de tous les utilisateurs de votre compte d'entreprise. En cliquant sur l'icône du crayon, vous pouvez modifier les profils.

La page des données utilisateur affiche les adresses électroniques enregistrées de vos employés, leur(s) rôle(s) dans le magasin en ligne et les budgets et/ou limites fixés. En cliquant sur l'icône du crayon, vous pouvez définir ou modifier un budget et une limite de dépenses.

Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur a une limite de dépenses de 100 euros par commande et un budget hebdomadaire de 1 000 euros.

Si l'employé envoie une demande qui ne répond pas à ces critères, vous verrez que la demande doit être approuvée. Un clic sur le lien "Détails" permet d'afficher les critères et de voir quels employés peuvent donner leur approbation. Les approbateurs reçoivent automatiquement une notification de commande.

8.2 Approuver ou rejeter les approbations

Dans Mon compte, cliquez sur Mes approbations, puis sur Approuver les achats. Vous obtiendrez alors un aperçu de toutes les demandes d'achat non approuvées. En cliquant sur le numéro de la demande d'achat ou sur Détails, vous pouvez consulter les détails de l'approbation.

Il est alors possible d'approuver ou de rejeter la demande de commande à l'aide des boutons "Approuver" ou "Rejeter". En cliquant sur le bouton "Approuver", on lance la suite du processus de commande (final). En cliquant sur le bouton "Rejeter", le processus de commande est définitivement interrompu. L'approbateur peut éventuellement commenter le rejet de la commande.

En cas de rejet de la demande de commande, l'acheteur sera informé du rejet de sa demande de commande par courrier électronique (y compris les éventuels commentaires de l'approbateur) et sur la page Achat - "Commandes refusées" de son profil.

Avez-vous d'autres questions ? Contactez notre service clientèle